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POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S.

En el presente instrumento se encuentran determinadas las políticas de tratamiento y protección de datos personales que han sido determinadas por COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., en calidad de propietaria de los establecimientos de comercio denominados SURTITODO, con el fin de dar estricto cumplimiento a la normatividad colombiana que rige la materia.

TABLA DE CONTENIDO DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES ESTABLECIDA POR COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL.

SECCION A: ASPECTOS PRELIMINARES

  • A.1 INTRODUCCION
  • A.2 DEFINICIONES
  • A.3 OBJETIVOS DE LAS POLITICAS
  • A.4 APLICACIÓN

SECCION B PRINCIPIOS

  • B.1 PRINCIPIO DE LEGALIDAD
  • B.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD
  • B.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD
  • B.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
  • B.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
  • B.6. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA
  • B.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD
  • B.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

SECCION C FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

  • C.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  • C.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

SECCION D DERECHOS DE LOS TITULARES

  • D.1 PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS
  • D.2 DERECHOS QUE PUEDE EJERCER EL TITULAR DE LA INFORMACION
  • D.3 PETICIONES QUEJAS O RECLAMOS
  • D.4 CANALES HABILITADOS

SECCION F MECANISMOS DE SEGURIDAD

SECCION G VIGENCIA DE LA POLITICA

SECCION A ASPECTOS PRELIMINARES

A.1 INTRODUCCION:

COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., consciente de la importancia de preservar los datos otorgados por sus clientes, ha elaborado la presente política, atendiendo para ello lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, así como las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y su posterior Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

En virtud de lo anterior, se ha determinado que la política de tratamiento y protección de datos personales establecida en el presente documento, le es aplicable a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., y a las demás entidades, personas naturales o jurídicas y/o terceros con los que COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., celebre contratos para el almacenamiento, procesamiento, transferencia, recolección, uso, transmisión, actualización y gestión de los datos otorgados por los clientes.

A.2. DEFINICIONES

Para el correcto entendimiento de la presente política, se definen conforme a lo determinado en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377, las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Es la notificación realizada por el Responsable en los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, en la cual el Responsable le informe al Titular sobre el tratamiento de sus datos personales, comunicándole acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, el cómo podrá acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

A.3 OBJETIVOS DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES

En este manual que contiene las políticas de tratamiento de datos personales, clientes encontrarán los lineamientos legales y empresariales bajo los cuales COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., realiza el tratamiento de sus datos e información personal, las finalidades, sus derechos como clientes, así como los procedimientos establecidos para el ejercicio de tales derechos ante COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S.

COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., entiende por protección de datos todas aquellas medidas necesarias que deben tomarse, tanto a nivel físico, técnico, como jurídico para garantizar que la información de nuestros clientes almacenada en bases de datos, se encuentre totalmente segura ante cualquier intento de manipulación por parte de personas no autorizadas.

A.4 AMBITO DE APLICACIÓN

La política de tratamiento de datos establecida en el presente manual, aplica a los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos de clientes de COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., que sean susceptibles de tratamiento en virtud de la autorización otorgada para el efecto, con el fin de tratar dichos datos conforme lo establece la ley y la autorización otorgada.

En igual sentido esta política se hace extensiva a los terceros que en territorio Colombiano hagan tratamiento de los datos personales de los clientes de COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., en virtud de la celebración de contratos para el almacenamiento, procesamiento, transferencia, recolección, uso, transmisión, actualización y gestión de los datos otorgados por los clientes.

SECCION B PRINCIPIOS

La Ley 1581 de 2012, ha determinado que el tratamiento de datos debe ejecutarse bajo los principios de:

B.1 PRINCIPIO DE LEGALIDAD:

El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

B.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD:

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

B.3. PRINCIPIO DE LIBERTAD:

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

B.4. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD:

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

B.5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA:

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

B.6 PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:

El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

B.7. PRINCIPIO DE SEGURIDAD:

La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

B.8. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

SECCION C FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

C.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., es quien se identifica como el Responsable del tratamiento de datos personales, que componen las Bases de Datos pertenecientes a la sociedad y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, usar, transmitir, organizar, circular, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos suministrados por los clientes.

C.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO:

  • Poner en ejecución las obligaciones derivadas de la relación comercial existente con los clientes.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Evaluar la calidad del servicio suministrado por COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
  • Utilizar los medios de comunicación señalados por el titular de la información, tales como correo electrónico o físico, o demás medios tecnológicos existentes, con el fin de divulgar información relacionada con el desarrollo del objeto social de COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S.
  • Divulgar, promocionar y ofertar, eventos, bienes, productos y/o servicios pertenecientes a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., con fines de expansión comercial.
  • Enajenar a cualquier título, datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., ubicadas en Colombia o cualquier otro país.

SECCION D DERECHOS DE LOS TITULARES

D.1 PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS:

Los derechos de los Titulares de la información, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

D.2 DERECHOS QUE PUEDE EJERCER EL TITULAR DE LA INFORMACION:

Los derechos de que goza el titular de la información, al momento de suministrar sus datos a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., de conformidad con lo estipulado en la ley, son:

  • Derecho a conocer: El titular de la información, podrá en cualquier tiempo y de forma gratuita, solicitar a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., información acerca de cuáles de sus datos personales reposan dentro de las bases de datos de la compañía y cuál es el uso que se le da a la misma, además conocer cuáles de los datos aportados, han sido objeto de transferencia.
  • Derecho a actualizar: El titular de la información, podrá en cualquier tiempo y de forma gratuita, solicitar a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., que se actualicen sus datos personales, para lo cual deberá proporcionar en forma veraz, oportuna y completa la información que desea se incluya en la base de datos y/o archivo de la Compañía, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
  • Derecho a rectificar: Si el titular de la información, considera que los datos que tiene COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., dentro de su base de datos, son inexactos o incompletos podrá solicitarle en cualquier momento y en forma gratuita, que se corrija tal información, para lo cual deberá acudir de forma personal, identificándose en debida forma, a través de los canales habilitados por la empresa, explicando en qué consiste la inexactitud o inconsistencia y suministrar en forma correcta y completa la información que desea se incorpore en la base de datos, lo cual comprende la entrega de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
  • Derecho a suprimir: En cualquier momento y sin costo alguno el titular de la información podrá solicitar a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., que elimine los datos que a bien considere necesario, para lo cual deberá identificarse en debida forma y señalar cuál es la información a eliminar, acompañando dicha solicitud de la documentación soporte que se requiera para tal efecto.
  • Derecho a revocar su autorización: El titular de la información estará en la capacidad de revocar la autorización otorgada a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba mantener vigente dicha autorización.
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización: El titular de la información podrá solicitar a COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., acreditar la existencia de la autorización impartida en los casos en que por ley la misma era necesaria para el tratamiento de sus datos.
  • Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: EL titular de la información estará facultado a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que se ha presentado alguna infracción a las normas que regulan la protección de sus datos personales, El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

D.3 PETICIONES QUEJAS O RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

    • 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
    • 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
    • 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    D.4 CANALES HABILITADOS PARA RECEPCIONAR PETICIONES QUEJAS O RECLAMOS

    COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., como Responsable del Tratamiento de los Datos suministrados, con el fin de hacer efectivos los derechos de acceso por parte de los titulares de la información, ha designado los siguientes canales de comunicación:

    • Correo Electrónico:
    • Link:
    • Dirección: Carrera 56 b no.49A-29 edificio Elite de la Moda oficina. 1601 Medellín - Antioquia
    • Teléfono:
    • Horario de Atención: Lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm

    SECCION F MECANISMOS DE SEGURIDAD

    COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A.S., dispondrá de todos los medios técnicos, humanos y/o administrativos necesarios, con el fin de evitar la pérdida, acceso, uso, consulta, alteración por terceras personas no autorizadas, de la información suministrada por el titular de la información, partiendo de la naturaleza del principio de seguridad desarrollado por la legislación vigente.

    SECCION G VIGENCIA

    La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del 01 de noviembre de 2016, cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informara a través de los canales de información aportados por el titular de la información, y en la página web www.surtitodo.com.co